Course Croisière EDHEC.
Une plateforme d'inscription pour une régate étudiante.
Refonte de la plateforme d'inscription de l'association étudiante qui organise l'événement. Inscription des équipes, documents obligatoires, calcul du montant dû selon le format de compétition, facture, et check-in le jour de l'arrivée. Environ 2 500 participants gérés sur une campagne d'environ deux mois, édition 2026.
Le contexte
La Course Croisière EDHEC est l'un des plus gros événements sportifs étudiants d'Europe, organisé chaque année par une association étudiante. Des centaines d'équipes venues d'écoles différentes s'y inscrivent : elles créent leur équipe, ajoutent leurs membres, déposent leurs documents, reçoivent leur facture. Environ 2 500 participants sur l'édition 2026.
La difficulté n'est pas le volume, c'est l'hétérogénéité. Six formats de compétition coexistent : régate sur habitable, régate sur monotype, défis à terre, deux sports de plage et un pack supporter. Chacun a sa grille tarifaire, ses documents obligatoires (licence de voile, certificat médical, certificat de scolarité, CV) et ses règles propres. Une équipe de régate perd même son statut « 100 % étudiant », et donc son tarif, dès qu'un membre non étudiant la rejoint.
Le tout se joue sur une fenêtre courte, une fois par an. Avant, ce suivi se faisait à la main, entre tableurs et mails, avec les doublons et les informations perdues que ça implique à cette échelle. On a tout remis sur une seule plateforme.
Ce qu'on a mis en place
L'inscription en ligne
- ›Un parcours guidé qui interdit de sauter une étape tant que la précédente est incomplète
- ›Le chef d'équipe invite ses coéquipiers par lien, valable sept jours
- ›Dépôt des documents obligatoires, licence, certificat médical, scolarité, CV
- ›Fiche bateau : nom, numéro de voile, port d'attache, jauge, assurance
- ›Facture, suivi du dossier et attestation d'inscription officielle en PDF
L'espace organisateurs
- ›Équipes, participants, écoles, bateaux et paiements dans un seul tableau
- ›Validation ou refus d'un document en un clic, avec le motif envoyé au participant par mail
- ›Facture générée et envoyée depuis l'interface, remises ciblées possibles
- ›Exports Excel prêts à l'emploi : fédération de voile, panier repas selon les régimes alimentaires, CV pour les écoles partenaires
- ›Check-in le jour J : recherche par nom, attribution du bracelet sans contact
Tenir le coup le jour de l'ouverture
- ›Un serveur réservé à l'événement, pas partagé avec d'autres clients
- ›Nombre de requêtes et de tentatives de connexion plafonné, pour absorber la ruée d'ouverture
- ›Comptes organisateurs et comptes participants complètement séparés
- ›Suivi de santé du serveur intégré à l'interface, sans outil externe à payer
La partie qu'on ne voit pas : les tarifs
Le montant dû par une équipe n'est écrit nulle part dans le code. Il se compose : un prix de pack, un prix par personne, un nombre de membres inclus, un tarif pour les remplaçants hors quota, les frais de bateau et de place au port, la soirée de clôture (automatique pour les régates, optionnelle pour les défis à terre), les frais de dossier. Tous ces paramètres vivent dans une table que l'association modifie elle-même, format par format.
Concrètement : changer un prix avant l'ouverture des inscriptions ne me demande rien. Pas de mise à jour, pas d'intervention, pas de facture de ma part. C'est la décision d'architecture qui a le plus servi sur ce projet, et c'est celle qui se voit le moins.
Et le jour de l'événement
Le même outil sert à l'accueil : on cherche un participant par son nom, on lui associe son bracelet sans contact, il est marqué comme arrivé. Les listes de repas sortent avec les régimes alimentaires et les jours de présence, l'export pour la fédération de voile est au format qu'elle attend, et les CV des étudiants qui ont accepté de les partager partent aux écoles partenaires. Ce sont des heures de tableur en moins, chaque année.
Plateforme livrée et utilisée pour l'édition 2026. Elle est aujourd'hui en sommeil entre deux éditions, prête à être rallumée pour la suivante.
