Mam'zelle Popinette.
Trois outils connectés pour une productrice laitière.
Un site vitrine, une boutique en ligne avec retrait sur place et un logiciel de gestion sur mesure. Avant, tout passait par Excel, le téléphone et les SMS. Aujourd'hui une commande passée le soir arrive dans la gestion, réserve le stock, part dans la bonne tournée et ressort en facture en fin de mois.
Le contexte
Une ferme laitière familiale de la Somme. On y fabrique des yaourts, des faisselles et des crèmes dessert, vendus en direct à la ferme et livrés dans plus de 40 points de vente : épiceries, magasins de producteurs, quelques restaurants de la région.
Avant le projet, tout se gérait sur Excel, par téléphone et par SMS. La fabrication se suivait sur un tableur, les factures se tapaient à la main, les tournées de livraison s'organisaient le matin même et les heures du personnel se notaient sur papier. Aucune présence en ligne, aucun moyen de commander à distance.
Aujourd'hui, la fabrication, les 40+ points de vente, les livraisons et la comptabilité tiennent dans un ensemble de 62 écrans répartis sur 4 applications qui partagent la même base de données. Une information saisie quelque part ne se ressaisit nulle part ailleurs.
Ce qu'on a mis en place
Le site vitrine
- ›Catalogue des produits, alimenté depuis la même base que la gestion
- ›Carte des points de vente, pour envoyer les clients chez les revendeurs
- ›Recettes, histoire de la ferme, revue de presse et avis clients
- ›Formulaire de contact, et mesure d'audience seulement si le visiteur l'accepte
Le click and collect
- ›Commande en ligne et créneau de retrait choisi par le client
- ›Horaires d'ouverture, jours fériés et congés gérés depuis le back-office
- ›« Prévenez-moi du retour » sur un produit épuisé, le client est relancé dès qu'il revient
- ›Rappel automatique avant le créneau, paiement sur place, retrait à la ferme
Le logiciel de gestion interne
- ›Fabrication : sessions de production, dosages calculés, coût de revient par lot
- ›Commandes, bons de livraison, tournées et facturation
- ›Stocks matières premières et produits finis, trésorerie, heures du personnel
- ›Prolongé par un espace de commande pour les revendeurs et une pointeuse sur tablette
Tout ce que gère le logiciel interne
Neuf catégories regroupent les 62 écrans, de la fabrication à la comptabilité. Ce que chaque domaine gère au quotidien, sans repasser par Excel.
- ›Sessions de fabrication étape par étape
- ›Dosages calculés selon le parfum et le volume visé
- ›Coût de revient par session, matière et main d'œuvre
- ›Suivi du nettoyage et des contrôles d'hygiène
- ›Commandes des revendeurs, prix personnalisés par client
- ›Import des commandes venues de plateformes externes
- ›Bons de livraison, retours de pots et lignes non livrées
- ›Facturation des pros générée automatiquement en fin de mois
- ›Commandes particuliers en ligne
- ›Créneaux de retrait à la ferme
- ›Tarifs particuliers / pros
- ›Récap commandes du jour
- ›Stock produits finis
- ›Sorties de stock
- ›Stocks matières premières
- ›Réassort matières premières
- ›Fiches clients
- ›Carte interactive des revendeurs
- ›Tournées de livraison planifiées
- ›Historique par client
- ›Compte bancaire synchronisé automatiquement
- ›Facture fournisseur rapprochée toute seule avec la sortie bancaire
- ›Caisse et carte bancaire du magasin isolées du reste des flux
- ›Alertes : facture sans justificatif, en retard, non rapprochée
- ›Comparateur de prix fournisseurs par catégorie d'ingrédient
- ›Pointage des employés
- ›Récap heures par semaine
- ›Suivi des congés
- ›Export des heures
- ›Planning des livraisons par chauffeur et par jour
- ›Ordre de passage calculé, puis réorganisable à la souris
- ›Tracé routier réel sur la carte, pas des lignes droites
- ›Véhicules : contrôle technique, assurance, passages au garage
- ›« Café du matin » : ce qu'il y a à livrer et à produire aujourd'hui
- ›Alertes sur les dates limites de consommation qui approchent
- ›Alarmes de fabrication envoyées sur le téléphone, avec accusé de réception
- ›Marge par client et objectif de chiffre d'affaires du mois
Les trois morceaux qui ont demandé le plus de travail
Les tournées de livraison. L'ordre de passage n'est pas deviné, il est calculé par un vrai moteur d'optimisation, avec les distances routières réelles. Le planning se réorganise à la souris quand un imprévu tombe, et les heures de passage se recalculent dans la foulée. Les deux moteurs qui font ce calcul sont hébergés sur le serveur du projet, sans abonnement à un service de cartographie facturé au trajet.
La traçabilité. Chaque lot fabriqué est suivi jusqu'aux clients qui l'ont reçu. En cas de doute sur une production, on retrouve en quelques secondes qui a reçu quoi, avec quelle date limite de consommation. C'est le genre de chose qu'on espère ne jamais utiliser, et qu'il vaut mieux avoir.
La paie et la facturation légale. Les employées badgent avec un code sur une tablette dans l'atelier. Le récapitulatif mensuel sort en un fichier prêt pour le comptable, jours fériés compris : ils sont calculés, pas saisis à la main chaque année. Côté factures, la ferme est déjà au format électronique attendu par la réforme : le fichier structuré est embarqué dans le PDF et transmis par une plateforme agréée.
Côté technique, la ferme ne gère rien : hébergement, maintenance et évolutions sont inclus dans un seul abonnement mensuel. Une surveillance automatique tourne en continu et redémarre l'application si elle tombe, sans que personne ait à s'en rendre compte.
